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【情報共有】ビジネスメール送信先のルール-To,CC,BCCの意味を確認


【情報共有】ビジネスメール送信先のルール-To,CC,BCCの意味を確認

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ビジネスの場面に於いても「ビジネスチャット」や「SNS」でのやり取りが主流になっており、いつの間にか「ビジネスメールのルール」を意識しなくなり「あれ、どうすんだっけ?」と戸惑うのも私だけではないようです。

基本的に、1対1、もしくはグループ内でのやり取りが主流な「ビジネスチャット」や「SNS」とは異なり、メールでのやり取りには「ルール」が存在していますので、ここを誤ると「失礼」「迷惑」に思われかねません。

特に宛先の「To」「CC」「BCC」を間違えるのは恥ずかしいので、おさらいしてみましょう。

見出しビジネスチャット、SNSがメインの現在使用機会は少ないかも知れませんが「常識」として把握しておくべき知識です

ビジネスの場面に於いて、ここを注意しないと「信用を失う」可能性大ですので、よくよく確認したいところです。

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TO「宛先」の意味

「あなたに送っています」の意思表示

処理や作業をして欲しい人「To」に入れます。

誰に宛てたメールなのかがわかるようにするため、原則1名入れます。

複数名入れる場合は、誰に何をしてほしいのかを明記します。

・返信してほしい相手向け

・アドレスが公開されます



CC(カーボン・コピー)「同報」の意味

「To(宛先)の人に送ったので念のため見てくださいね」という意味。参考・情報共有に使います。

「To」の人が主たる処理
者のため、CCの人は原則、返信を行いません。

・メールを「Cc」で送信する場合は、情報共有や参考までに送信したい相手を指定します

・メールを「Cc」で受信した場合は、情報共有や参考までに受信したメールになります

メール内容については、「Cc」に指定した相手には「To」の相手に送信した内容と同じメールが送信されます。

また、「To」の人は、同じメールが「Cc」の人にも送信されていることがわかりますし、「Cc」の人も同じメールが「To」の人に送信されていることがわかります。

・返信不要な相手向け

・アドレスが公開されます

・全体で共有したい場合に使用


BCC(ブラインド・カーボン・コピー)メールアドレスを伏せた同報発信

相手のメールアドレスを伏せて情報共有や参考までに送信したい場合に使用します。

・メールを「Bcc」で送信する場合は、「To」や「Cc」の人にメールアドレスを伏せて送信したい相手を指定

・メールを「Bcc」で受信した場合は、自分のメールアドレスが伏せられて受信したメール

ということになります。

メール内容については、「Bcc」に指定した相手には「To」や「Cc」の相手に送信した内容と同じメールが送信されます。

受信も同様に、「Bcc」の人は、「To」や「Cc」の人が受信した内容と同じメールを受信します。

ただし、「Bcc」の人のメールアドレスを伏せているため、「To」や「Cc」の人は、同じメールが「Bcc」の人にも送信されていることがわかりません。

「Bcc」の人は、同じメールが「To」や「Cc」の人に送信されていることがわかります。

そういう意味では、「Bcc」の人のメールアドレスを伏せた状態で、こっそり同報したい場合に使用します。

※「Bcc」の使い方は他と違い、少し難しいかと思いますが、誰にも分からないように同報したい場合に使い分けると良いでしょう。

・返信不要な人向け

・それぞれアドレスが非公開になります

・内密に共有したい場合向け

・一斉送信の際に用いられることも多いです

「To」や「CC」他の人のメールアドレスが記載されていて、自分のメールアドレス「BCC」に指定されている場合、うっかり「全員に返信」をしてしまうと、本来想定していた返信相手だけでなく、もともと「To」や「CC」に入っていた人にもメールを送信してしまいます

もし、内容が想定した返信相手以外には知られてはいけないものだった場合、信頼関係が崩れてしまう可能性もありますので、返信はしないようにしましょう。

メールを送信する相手や用途によって、「To」、「Cc」、「Bcc」を使い分ける必要がありますので、メールを送信する際は注意すべきでしょう。

特に「Bcc」の使い方は、メールにおけるポイントとなりますので、気を付けたいところです。


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